Einsparpotenziale im Sekretariat erkennen
06.04.2017 — Rebecca Prelle. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Wurden Sie schon einmal im Personalgespräch mit Ihrer Führungskraft gefragt, welche Erfolge Sie vorzuweisen hätten, um eine Gehaltserhöhung zu rechtfertigen?
Oft ist eine Assistenz ratlos; natürlich sind es jeden Tag viele kleine Erfolge in der Unterstützung der Führungskraft. Doch diese werden meist als selbstverständlich angesehen, da sie schlicht zum Aufgabengebiet einer Assistenz gehören.
Handfester wären finanzielle Einsparungen oder Zeitgewinne, die nicht nur Sie selbst merken. Halten Sie also die Augen auf.
Finanzielle Einsparmöglichkeiten können sein:
- Finden günstigerer Anbieter für Beschaffung und Dienstleistungen wie Wartung elektronischer Geräte, Büromaterial, Personalvermittler oder Weiterbildungsanbieter,
- Herausgehandelte Rabatte und Vergünstigungen bzw. Upgrades bei Hotel- und Reisebuchungen oder Mietwagenreservierungen,
- Vereinbarungen von vergünstigten Firmenkonditionen.
Und dies sind nur einige wenige Beispiele.
Bei Zeitersparnissen ist es oft nicht ganz so einfach und offensichtlich, die Möglichkeiten sind jedoch auch vielfältig. Einige Beispiele möchte ich Ihnen nennen:
- Checklisten nutzen: spart Zeit, lässt den Überblick bewahren, schützt vor Routinefehlern,
- Arbeitsabläufe immer wieder überprüfen („Inventur“) und anpassen, wo es sinnvoll erscheint; ggf. vereinbaren Sie eine Probezeit für Neuerungen,
- Papier reduzieren: erleichtert die Verwaltung und spart Platz.
Sicher fallen Ihnen noch weitere Möglichkeiten ein, wenn Sie mit offenen Augen durch den Arbeitsalltag gehen. Lassen Sie sich inspirieren – von anderen Kollegen, Fachliteratur oder Best-Practice-Beispielen aus anderen Unternehmen. Und vergessen Sie nicht, Ihre Erfolge genau für das nächste Personalgespräch zu dokumentieren – das bringt mit Sicherheit gute Argumente für die nächste Gehaltserhöhung.
Viel Erfolg dabei wünscht Ihnen
Ihre
Rebecca Prelle
Die Autorin:
Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.
X
