Das Kanban-Prinzip – Nie mehr leere Vorräte

Kennen Sie das Problem auch? Sie brauchen einen neuen Notizblock, Haftnotizen oder Toner für den Kopierer, aber der Vorratsschrank ist leer. Ärgerlich, dass der Kollege, der das letzte Exemplar genommen hat, wieder nichts gesagt hat. Die Suche bei anderen Kollegen bleibt vergeblich und viel Zeit ist verloren. Hier kann Ihnen das Kanban-Prinzip aus Japan Abhilfe schaffen.

Ziel des Kanban-Prinzips ist es, immer ausreichend Büromaterial auf Vorrat zu haben, damit alle Kollegen, die es nutzen, ihre Arbeit machen können. Sobald dies nicht mehr gegeben ist, sieht derjenige, der beispielsweise den letzten Korrektur-Roller aus dem Schrank nimmt, eine Signalkarte. Die Karte ist jedoch nicht einfach ein Signal, dass hier etwas zur Neige geht. Sie fordert auch zum Handeln auf – mit einer klaren und unmissverständlichen Handlungsanweisung.

Sie enthält eine Information, woher Nachschub kommt und wohin die Signalkarte gelegt werden soll. Dies können Sie selbst für Ihre Abteilung festlegen; beispielsweise könnte sie die Anweisung enthalten, die Karte bei der Person abzugeben, die für die Bestellungen zuständig ist. Diese kümmert sich um die Bestellung und auch darum, die Signalkarte wieder einzuordnen, sobald das Material geliefert und eingeräumt wird. Beachten Sie mögliche Nachfrageschwankungen, beispielsweise einen erhöhten Papierverbrauch, wenn Ihre Marketing-Abteilung ein Mailing plant.

Das Kanban-Prinzip kann jedoch nicht nur für Büromaterial genutzt werden, sondern auch für Prospekte oder Küchenartikel wie Küchenrollen oder Kaffee und Tee.

Damit die Umsetzung klappt, sollten alle Teammitglieder informiert werden. Erläutern Sie die klaren Vorteile für jeden einzelnen und schulen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt. Auch ein Testlauf kann helfen.

Viel Erfolg beim Optimieren Ihrer Prozesse mit dem Kanban-Prinzip wünscht Ihnen

Ihre

Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.