Vorteile der digitalen Personalakte

Die Pflege der Personalakten ist eine wichtige, aber auch oft sehr aufwändige Aufgabe. Je nach Unternehmen gibt es interne Besonderheiten, die hierbei beachtet werden müssen. Oft ist die Anforderung, dass alle Dokumente tagesaktuell eingepflegt sein müssen, was vielfach kaum leistbar ist.

Viele Unternehmen folgen hier deshalb den aktuellen Trends und technischen Möglichkeiten und stiegen auf digitale Personalakten um. Die Vorteile liegen auf der Hand und sind äußerst vielfältig: Zunächst ist da der Datenschutz, sofern die genutzten Anbieter und Programme entsprechend ausgewählt sind, zu nennen. Keine Dokumente liegen mehr auf den Tischen, sondern alles ist gleich gescannt und vor nicht autorisierten Personen geschützt.

Das Ablegen der Dokumente ist in etwa gleich zeitintensiv, da die Dokumente meist nicht einfach hochgeladen, sondern bestimmten Kategorien (z. B. Vertragsdaten oder Bewerbungsunterlagen) zugeordnet und benannt werden müssen. Eine echte Zeitersparnis hat man hingegen beim Auswerten der Personaldaten, da verschiedene immer wieder benötigte Abfragen erstellt und genutzt werden können. Extra zu pflegende Listen, bei denen Sie mit steigender Personalzahl schnell den Überblick verlieren können, braucht niemand mehr.

Ein weiterer großer Pluspunkt der digitalen Personalakte sind die Erinnerungsfunktionen: Lassen Sie sich nicht nur an Geburtstage Ihrer Mitarbeiter erinnern, an Jubiläen usw. Auch das Ende von Probezeiten oder das Auslaufen von Verträgen lassen sich automatisiert anzeigen und sparen Ihnen viel gesonderte Arbeit und somit Zeit.

Die digitale Personalakte trägt somit zu einer effizienteren Arbeit bei und kann Ihnen im Assistenzbereich äußerst hilfreich sein. Ich hoffe, dass auch Ihr Arbeitgeber diese Vorteile erkannt hat – ansonsten sollten Sie ihn mit diesen Argumenten überzeugen.

Ihre

Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.