Notfallplan – Wenn die Führungskraft ausfällt

Zunächst ist es wichtig, sich überhaupt mit diesem Thema zu befassen. Unabhängig vom Alter einer Führungskraft. Es kann jederzeit etwas passieren, also sollte zunächst dafür Sorge getragen werden, dass alle nötigen Vollmachten für den Fall der Fälle erteilt sind, um auch ohne die Führungskraft handlungsfähig zu bleiben. Dies erfolgt in der Regel über Stellvertreter-Regelungen für Notfallsituationen. Es geht hier beispielsweise um Bank-Vollmachten oder gar eine Generalvollmacht.

Ein Stellvertreter muss im Bilde sein, wo sich alle relevanten Unterlagen befinden, z. B. Versicherungsdokumente. Optimal wäre eine Art Notfall-Akte, die alle essentiellen Informationen enthält. Denken Sie auch an Zweitschlüssel, Passwörter usw. Die Führungskraft sollte diese stets auf dem aktuellsten Stand und den oder die Vertreter regelmäßig über alle Abläufe im Unternehmen bzw. der Abteilung auf dem Laufenden halten.

Doch was passiert, wenn es gar zu einem Todesfall kommt? Auch diese Möglichkeit sollte nicht vergessen werden, auch wenn sie noch so weit weg und unwahrscheinlich erscheint. Schließlich können hiervon auch Arbeitsplätze der Mitarbeiter in Gefahr geraten. Der Nachlass sollte also geregelt werden, ebenso die Unternehmernachfolge.

Checkliste

• Handlungskette schriftlich festhalten: Wer tut was, wenn der Notfall eintritt?
• Vollmachten für Vertrauensperson erstellen und notariell beglaubigen lassen
• Relevante Informationen in der Notfallakte zusammenstellen
• Ständige Transparenz über Unternehmensabläufe gegenüber Verantwortlichen
• Stellvertreter bei wichtigen Geschäftskontakten vorstellen

Ich hoffe, Sie werden den Notfall niemals haben, wünsche Ihnen dennoch bei der Erarbeitung Ihres Notfall-Plans viel Erfolg!

Ihre

Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.