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Zum Jahresbeginn Ordner und Belegberge entrümpeln

18.01.2011  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Ebner Stolz Mönning Bachem, Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Partnerschaft.

Privatleute dürfen dem Finanzamt vorgelegte Quittungen nicht generell vernichten. Hausbesitzer und Gutverdiener müssen Aufbewahrungsfristen beachten.

Den Jahresanfang 2011 nutzen wieder viele Bürger zu einer privaten Inventur. Belegstapel sortieren, Ordner entrümpeln und Überflüssiges entsorgen. Doch allzu großer Eifer kann sich im Nachhinein rächen, denn für das Finanzamt müssen eine Reihe von Unterlagen aufbewahrt werden. Gewerbetreibende und Freiberufler müssen beispielsweise ihre Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Rechnungen und sonstige Buchungsbelege zehn Jahre lang vorrätig halten. Auch Hausbesitzer, Mieter und Personen mit hohem Einkommen müssen besondere Vorschriften beachten, worauf die Kanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem aus Stuttgart zum Start ins neue Jahr hinweist.

Privatleute, bei denen sich Rechnungen über Fachliteratur, Büromöbel, Versicherungen oder Krankheitskosten stapeln, können grundsätzlich eine Bereinigung auf dem Schreibtisch vornehmen. Denn aus dem Blickwinkel des Fiskus spielen sie keine Rolle mehr, da bereits vorgelegte Rechnungen nicht aufzubewahren sind. Der Steuerfall ist geprüft und wird regelmäßig beim Finanzamt als erledigt abgehakt. Laut Gesetz sind nämlich nur die Unterlagen weiterhin vorzuhalten, die Bestandteile der Buchführung von Unternehmern oder Selbstständigen sind. Bei Belegen über Sonderausgaben, Werbungskosten, Kinderbetreuung oder außergewöhnliche Belastungen fehlt hingegen eine solche Verpflichtung. „Somit können Arbeitnehmer, Rentner oder Anleger Rechnungen und Bankunterlagen nach Rücksendung und Erhalt des Steuerbescheides unter erledigt verbuchen“, erläutert Steuerberater Alexander Michelutti von Ebner Stolz Mönning Bachem.

Sollte das Finanzamt wider Erwarten doch noch einmal Quittungen anfordern, kann dies dann allenfalls noch auf freiwilliger Basis erfolgen. Negative Folgen dürfen die Beamten aus einer Nichteinreichung aber nicht mehr ziehen - bereits akzeptierte Kosten bleiben mindernd im Steuerbescheid erhalten. Bereits angesetzte Abzugsbeträge können nicht unerwartet wieder rückgängig gemacht werden, nur weil die Quittung nicht mehr da ist.

„Doch Steuerzahler sollten ihre Belege auf keinen Fall sofort entsorgen“, warnt der Experte. Kommt anschließend der Bescheid, können die Rechnungen noch hilfreich sein, um nicht anerkannte Kosten mittels nochmaliger Vorlage geltend zu machen. Und auch wenn alle Posten akzeptiert wurden, ist der Papierkorb der falsche Ort. Denn für Nachweise außerhalb des Steuerrechts werden Quittungen oder Bankauszüge oft noch benötigt. Denn die Verjährungsfrist bei Alltagsgeschäften beträgt in der Regel drei Jahre. Rechnungen vom Versandhändler gehören ebenso dazu wie die für den Möbel- oder Computerkauf.

Besonders Mieter und Hausbesitzer müssen im Gegensatz zu den übrigen privaten Steuerzahlern sogar besondere Vorschriften beachten. „Für sie besteht zum Kampf gegen Schwarzarbeit eine spezielle Aufbewahrungspflicht“, betont Michelutti. Wird ein Handwerker, Maler, Gärtner, Architekt oder Reinigungsfirma mit Arbeiten rund um Haus, Wohnung oder Garten betraut, muss der private Auftraggeber darauf bestehen, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu erhalten. Die muss er dann zwingend zwei Jahre lang aufbewahren. Die Frist startet erst mit Jahresablauf der Rechnungsausstellung. Wurde beispielsweise für die in 2008 ausgeführten Malerarbeiten erst in 2009 eine Abrechnung erstellt, darf diese erst Anfang 2012 und noch nicht zu Beginn des Jahres 2011 vernichtet werden. Ausgenommen ist lediglich der Kauf im Baumarkt. Kann eine Handwerkerrechnung später auf Verlangen von Finanzbeamten nicht mehr vorgelegt werden, droht ein Bußgeld von bis zu 500 Euro.

Seit 2010 gibt es für Privatpersonen eine neue Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren, sofern die Summe ihrer Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Jahr beträgt. Das beinhaltet Lohn-, Miet-, Kapitaleinkünfte, Spekulationsgewinne sowie Renteneinnahmen. Dabei wird für Eheleute getrennt gerechnet. „Hat beispielsweise der Mann Mietverluste von 400.000 Euro und seine Frau einen Gewinn aus einem Hausverkauf von 600.000 Euro, besteht die Aufbewahrungspflicht, obwohl das Jahreseinkommen zusammen nur bei 200.000 Euro liegt“, rechnet Michelutti vor. Wird dies nicht beachtet, droht ein Verzögerungsgeld vom Finanzamt.

Quelle: Ebner Stolz Mönning Bachem
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