Praktiker-Tipp zur E-Bilanz: Personalaufwand

Hintergrund: Die wohl größte Herausforderung bei der Umstellung auf die E-Bilanz ist die Gliederungstiefe der Steuertaxonomie. Denn dieser von der Finanzverwaltung vorgegebene Kontenplan ist tiefer gegliedert als eine Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches. Um die Ausgangsfragen beantworten zu können, ist die Mindestgliederungstiefe der Taxonomie 5.1 hinsichtlich der personalbezogenen Aufwendungen einschlägig. Die Mindestgliederungstiefe wird durch Mussfelder und Auffangpositionen bestimmt.

Die Mussfelder sind zwingend an die Finanzverwaltung zu übertragen. Liegen keine Sachverhalte vor, wird ein NiL-Wert (Not-in-List) übertragen. Auffangpositionen wurden ursprünglich in die Taxonomie eingefügt, um Eingriffe in das Buchungsverhalten der Unternehmen zu vermeiden, aber trotzdem einen hohen Grad an Standardisierung zu erreichen. Auffangpositionen sind zu nutzen, wenn eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung nicht erreicht oder das Sachkonto an keiner anderen Position der gleichen Gliederungstiefe zugeordnet werden kann. Neben den Mussfeldern und den Auffangpositionen gibt es zudem noch "Kann-Felder". Diese sind optional zu übertragen.

Für die Personalaufwendungen sind insgesamt 16 neue Positionen zu übertragen sowie 2 weitere, die später den sonstigen betrieblichen Aufwendungen zugeordnet werden. Zum einen erwartet die Finanzverwaltung eine detaillierte Auskunft über einzelne geforderte Aufwendungsarten, zum anderen lassen jedoch die Taxonomiepositionen Fragen und damit auch Interpretationsspielraum offen. Die visualisierte Taxonomie (zum Herunterladen auf www.esteuer.de) enthält Erläuterungen der Finanzverwaltung. Diese können während des Mappings einen ersten Anhaltspunkt darstellen.

Die Lösung:

1) Löhne und Gehälter
Die regulären Vergütungen an Arbeitnehmer werden der Auffangposition "übrige nicht zuordenbare Löhne und Gehälter" zugeordnet. Die Bezeichnung "nicht zuordenbar" indiziert das Vorliegen einer Auffangposition. Diese Position bildet also alle regulären Löhne und Gehälter ab und dient außerdem als Auffangposition, wenn Sachbezüge und freiwillige Zuwendungen nicht differenziert angegeben werden können. Die Finanzverwaltung fordert dabei keine besondere Angabe, ob es sich dabei zum Beispiel um Aushilfslöhne oder gezahlte Tantiemen handelt.

Können Sachbezüge und freiwillige Zuwendungen an Arbeitnehmer aus dem Kontenrahmen des Hauptbuchs abgeleitet werden, sind diese getrennt in den Taxonomiepositionen „davon Sachbezüge“ bzw. "davon freiwillige Zuwendungen" zuzuordnen. Aus den Erläuterungen der Taxonomie 5.1 kann man die vom Gesetzgeber vorgesehenen Zuordnungen entnehmen. So sind für die Position "davon Sachbezüge" Aufwendungen an Arbeitnehmer, wie "z.B. für zur privaten Nutzung überlassene Firmenfahrzeuge oder Telefonanschlüsse, Gestellung von Wohnungen und Mahlzeiten, Überlassung von Waren etc…" vorgesehen. Für die Position "davon freiwillige Zuwendungen" sind "insbesondere freiwillige soziale Aufwendungen wie etwa Aufwendungen für die Zukunftssicherung, Werkspensionen, Fortbildungskosten, Gelegenheitsgeschenke und Mietzuschüsse" (Auszug) vorgesehen.

2) Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer oder Mitunternehmer
Vergütungen und Sachbezüge an Gesellschafter (die Geschäftsführer einer GmbH oder Limited sind) bzw. an angestellte Mitunternehmer einer Personengesellschaft müssen in Zukunft differenziert von den regulären Löhnen und Gehältern auf zwei neuen Positionen übermittelt werden: "Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer" bzw. auf der Position "Vergütungen an angestellte Mitunternehmer". Wichtig: Darunter fallen nur die Gesellschafter-Geschäftsführer. Gehälter angestellter Fremd-Geschäftsführer müssen dagegen nicht gesondert erfasst werden. Werden diese Ausgaben bisher nicht auf einem eigenen Sachkonto erfasst, was in der Praxis die Regel sein dürfte, sind diese der oben erläuterten Auffangposition „übrige nicht zuordenbare Löhne und Gehälter“ zuzuordnen.

An dieser Position lässt sich eindrucksvoll darstellen, welche Auswirkungen die unterschiedliche Auslegung zum Nutzungsrecht von Auffangpositionen haben kann. Während das Schreiben des Bundefinanzministeriums zur E-Bilanz davon spricht, dass Auffangpositionen nur dann zu nutzen sind, wenn der Sachverhalt nicht aus der Buchführung ableitbar ist, ist die Finanzverwaltung in ihren "FAQ’S" (www.esteuer.de) von dieser restriktiven Auslegung für eine Einführungszeit abgewichen und erlaubt die Prüfung der "Ableitbarkeit" auf die Sachkonten des Hauptbuchs zu beschränken. Das bedeutet für Gesellschafter-Geschäftsführer: Ihre Bezüge sind innerhalb eines Sammelkontos "Löhne und Gehälter" in der Einführungsphase nicht gesondert auszuweisen, sondern können in der Auffangposition zusammengefasst werden. Legt man die restriktivere Auslegung nach der Einführungsphase an, können deren Bezüge aus der Lohnbuchhaltung als Nebenbuch zum Hauptbuch hergeleitet werden, was dazu führt, dass die Bezüge nicht mehr in der Auffangposition übermittelt werden dürfen. Dies führt zu einem zwingenden Ausweis der Bezüge auf einem einzelnen Sachkonto und der differenzierten Übertragung innerhalb der E-Bilanz Taxonomie. Ein möglicher Lösungsansatz in der Praxis zur Vermeidung der Abbildung der Bezüge innerhalb der GuV auf einem einzelnen Sachkonto ist die vertrauliche Kommunikation mit dem Steuerberater sowie dessen Beauftragung zur Übermittlung der E-Bilanz. Der Prozess könnte dann wie nachfolgend skizziert aussehen:

1. Die Buchführungsprozesse innerhalb des Unternehmens bleiben unverändert. Die Lohnbuchhaltung verwaltet und erfasst die Bezüge des Geschäftsführers weiterhin auf einem separaten Lohnkonto, in der Finanzbuchhaltung wird jedoch nur ein aggregierter Wert auf den Sachkonten gebucht.
   
   
2. Zum Ende des Jahres erhält der Steuerberater den Datensatz aus der Finanzbuchhaltung und bereitet die E-Bilanz vor. Weiterhin erhält der Steuerberater die vertraulichen Informationen zu den Vergütungen und gliedert in einem letzten Arbeitsschritt vor Versendung der E-Bilanz die Geschäftsführerbezüge in die entsprechende Taxonomieposition um.

3) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersvorsorge und Unterstützung
Der Position "soziale Abgaben" werden die Ausgaben für die "Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung" der Arbeitnehmer zugeordnet. Weitere Aufwendungen dieser Position können etwa Beiträge zur Berufsgenossenschaft oder sonstige soziale Abgaben sein. Für diese Position ist in der Taxonomie ein weiterer Davon-Vermerk hinterlegt, der die "soziale Abgaben für angestellte Mitunternehmer" enthält.

Aufwendungen "insb. für die Direktversicherung, Pensionskassen, Beiträge für Unterstützungskassen oder an Pensionsfonds" sowie Aufwendungen zur Bildung von Pensionsrückstellungen werden der Position „Aufwendungen für Altersversorgung“ zugeordnet. An dieser Stelle gibt es nun drei Davon-Vermerke. Wie oben bereits erläutert, für Mitunternehmer, Gesellschafter-Geschäftsführer sowie für die Einstellungen in Pensionsrückstellungen. Der Position "Aufwendungen für Unterstützung" werden "sonstige Unterstützungsleistungen" zugeordnet.

Alle weiteren sozialen Abgaben oder Aufwendungen für Altersvorsorge bzw. Unterstützung, die nicht in den bisher erläuterten Positionen erfasst werden können, werden der Auffangposition "soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung, nicht zuordenbar" zugeordnet.

4) Sonstige Personalaufwendungen
Unter den "sonstigen betrieblichen Aufwendungen" findet man Positionen, in denen man anhand ihrer Bezeichnung arbeitnehmerbezogene Aufwendungen erfassen müsste. Grundsätzlich werden aber keine personalbezogenen Aufwendungen unter den "sonstigen betrieblichen Aufwendungen" angesetzt. Lediglich die Reisekosten der Arbeitnehmer und die sonstigen Aufwendungen für Personal bilden an dieser Stelle eine Ausnahme. So dürfen bei den beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben beispielsweise keine Bewirtungskosten oder Geschenke an Mitarbeiter angesetzt werden, da diese als Betriebsausgaben abziehbar sind. Diese sind vielmehr unter den freiwilligen Zuwendungen anzugeben. Diese beiden Positionen sind für Aufwendungen an externe Personen vorgesehen. Auch darf man den Aufwand durch ausgezahlte Provisionen an Mitarbeiter nicht der Position "Provisionen" zuordnen. Diese Position ist von der Finanzverwaltung für Zahlungen an externe Dienstleister oder Vertreter vorgesehen. Gezahlte Provisionen an Mitarbeiter werden unter der bereits erläuterten Position "Löhne und Gehälter" zusammengefasst. Weiter sind mitarbeiterbezogene Fortbildungskosten, wie Seminare oder Kurse, nicht in der Position "Fortbildungskosten" anzusetzen. An dieser Stelle werden Aufwendungen angesetzt, die der Fortbildung des gesamten Unternehmens dienen, wie etwa "Zeitschriften oder Bücher". Die Fortbildungskosten für Mitarbeiter werden den "freiwilligen Zuwendungen" gleichgestellt und dort ausgewiesen.

Der Position "Reisekosten Arbeitnehmer" werden laut Finanzverwaltung Ausgaben für "Fahrtkosten - soweit nicht in den Aufwendungen für den Fuhrpark enthalten-, Verpflegungsmehrkosten, Übernachtungs- und Reisenebenkosten, soweit diese durch die Arbeitnehmer verursacht sind", zugeordnet.

Den sonstigen Aufwendungen für Personal werden lediglich Kosten zugeordnet, die nicht den freiwilligen Zuwendungen der Löhne und Gehälter zugerechnet werden können. Als "sonstige Aufwendungen für Personal" versteht die Finanzverwaltung etwa Aufwendungen für eine Kantine, Betriebsveranstaltungen, Unfallschutz, Schwerbehindertenabgabe, Bekleidung und Ausrüstung, Werksarzt, Personalbeschaffung, Personalberatung, Personalwerbung. An dieser Stelle wird noch einmal deutlich, dass etwa Bewirtungskosten an Mitarbeiter nicht der Position Bewirtungskosten der "beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben" zugeordnet werden dürfen.

Fazit

Besonders bei den Zahlungen an Geschäftsführer, die Gesellschafter des Unternehmens sind, oder an angestellte Mitunternehmer fordert die Finanzverwaltung nun Einblicke in das Buchungsverhalten der Unternehmen. Dies mag zwar der Kontrolle der Angemessenheit oder zur Aufdeckung von verdeckten Gewinnausschüttungen dienen, kann jedoch auch als Schritt zum "gläsernen Unternehmen" interpretiert werden. Die detailliertere Untergliederung kann es erfordern, dass die Personalbuchhaltung persönliche Daten an das Rechnungswesen und an die Finanzverwaltung weitergeben muss.

Sind Unternehmen nicht in der Lage, die geforderten Mussfelder wie etwa Aufwendungen für die "Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer" der E-Bilanz anzugeben, können in der Einführungszeit die Auffangpositionen genutzt werden. Buchen Unternehmen diese Sachverhalte jedoch differenziert genug, um diese Positionen auszufüllen, so dürfen die entsprechenden Auffangpositionen schon in der Einführungsphase nicht genutzt werden. Wie lange die Finanzverwaltung bei der weniger restriktiven Auslegung zur Nutzung von Auffangpositionen bleibt, muss abgewartet werden.