Neue Auslandsreisekostentabelle ab 01.01.2017

Mit Schreiben vom 14.12.16 hat das Bundesfinanzministerium die ab 01.01.2017 gültigen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsdienstreisen, die sog. Auslandsreisekostentabelle, bekannt gegeben. Diese neue Auslandsreisekostentabelle ersetzt die bisherige, seit 01.01.2016 gültige Version. Die Auslandsreisekostentabelle enthält in den Spalten 1 und 2 die für das jeweilige Reiseland geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, die Spalte 3 die Pauschbeträge für Übernachtungskosten.

• Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, 1. Spalte
• Pauschbetrag für mehrtägige Auswärtstätigkeiten
  bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag

• Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, 2. Spalte
  • Pauschbetrag für mehrtägige Auswärtstätigkeiten
    für den An- und Abreisetag
  • Pauschbetrag für eintägige Dienstreisen
    bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag

Auslandsdienstreisen

Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland gilt der jeweilige Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat.

Bei eintägigen Auslandsreisen und für Rückreisetage vom Ausland in das Inland ist der jeweilige Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Es wird also nicht auf das jeweilige Land abgezielt, in dem sich der Arbeitnehmer aufgehalten hat, sondern auf das Land, in dem der Arbeitnehmer tätig geworden ist.

Pauschbetrag für Luxemburg

Soweit ein Land in der Auslandsreisekostentabelle nicht genannt ist, ist der Pauschbetrag für Luxemburg anzusetzen; bei Übersee- und Außengebieten eines Landes, die in der Tabelle nicht ausgewiesen sind, ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag anzusetzen.

Flugreise über mehr als zwei Kalendertage

Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend. Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Bitte beachten Sie:

Bei Verpflegungsmehraufwendungen sind stets und ausschließlich die Pauschbeträge anzusetzen. Auch wenn die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers die hier genannten Pauschbeträge übersteigen, dürfen höchstens die in der Auslandsreisekostentabelle genannten Beträge steuerfrei erstattet werden. Werden höhere Beträge erstattet, handelt es sich stets um steuer- und ggf. beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Bei den Übernachtungskosten hingegen können wahlweise auch die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Dies gilt auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten die Pauschbeträge übersteigen.

Abweichungen von den gesetzlich zulässigen Höchstbeträgen

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern die auf einer Dienstreise entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten, soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge nicht überschritten werden. Erstattet der Arbeitgeber keine Reisekosten oder nur geringere Beträge, kann der Arbeitnehmer die Differenzbeträge im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Erstattet der Arbeitgeber höhere Beträge, als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge, handelt es sich hinsichtlich der übersteigenden Anteile stets um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG

Soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten werden, kann eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. pauschaler Kirchensteuer durchgeführt werden. Wird von dieser Art der Pauschalversteuerung Gebrauch gemacht, handelt es sich nicht um sozialversicherungspflichtiges Entgelt.

Werden die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um mehr als 100 % überschritten, ist eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG nicht möglich. Es handelt sich in voller Höhe um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG

Alternativ kann eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG durchgeführt werden. Hierbei hat der Arbeitgeber auf Grund der persönlichen Besteuerungsgrundlagen der betroffenen Arbeitnehmer einen gesonderten Pauschsteuersatz zu ermitteln.

Bitte beachten Sie, dass für die Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG ein entsprechender (formloser) Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen ist.

Besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen z.B. weil die Mindestabwesenheitsdauer von der Wohnung und der ersten Arbeitsstätte in Höhe von 8 Stunden nicht eingehalten wird, dürfen keine Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall nach der in der Fachliteratur nicht unumstrittenen Auffassung der Finanzverwaltung keine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG durchgeführt werden darf.

Inlandsdienstreisen

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ergeben sich bei Inlandsdienstreisen unverändert wie folgt:

Zeitpunkt der Anwendung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen

Abzuzielen ist stets auf den tatsächlichen Zeitpunkt der Auswärtstätigkeit, nicht hingegen auf den Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung. Insoweit ist für Auswärtstätigkeiten, die im Dezember 2016 durchgeführt, aber erst nach dem 01.01.2017 abgerechnet werden, das für 2016 geltende Recht anzuwenden. Bei Auslandsdienstreisen kommt in diesen Fällen die Auslandsreisekostentabelle in der Fassung bis zum 31.12.2016 zur Anwendung.

Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers

Bitte beachten Sie, dass bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers eine Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen vorzunehmen ist.

Eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers liegt nach dem unmittelbaren Wortlaut des Gesetzes immer dann vor, wenn einem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tä-tigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.

Dies gilt nach aktueller Verwaltungsauffassung auch bei Bewirtungen im Rahmen einer Fortbildungsveranstaltung, bei der Bewirtung von Arbeitnehmern auf einem Beförderungsmittel und bei einer (aktiven) Geschäftsfreundebewirtung, also bei einer Bewirtung auf Kosten des (eigenen) Arbeitgebers.

In diesem Fall sind die vom Arbeitgeber gewährten Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen um 20 % bzw. 40 % der jeweils höchsten Verpflegungspauschale zu kürzen. Bei Auswärtstätigkeiten im Inland ist entsprechend eine Kürzung in Höhe von 4,80 Euro für ein Frühstück und in Höhe von 9,60 Euro für ein Mittag- bzw. Abendessen vorzunehmen. Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland richten sich die Kürzungsbeträge nach den entsprechenden Werten in der Auslandsreisekostentabelle.

Kürzung der Kürzung bei der Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers

Mit (inoffiziellem) BMF-Schreiben vom 05.11.15 an diverse Arbeitgeberverbände hat das Bundesfinanzministerium klargestellt, dass eine „Kürzung der Kürzung“ vorzunehmen ist, wenn einem Arbeitnehmer trotz Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber eigene Aufwendungen entstehen.

Problemfall:

Ein Arbeitnehmer nimmt die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit nicht ein, sondern bestellt zusätzlich eine Mahlzeit auf eigene Rechnung.

Es liegt grundsätzlich eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. Weil der Arbeitnehmer trotz der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber eigene Aufwendungen für eine auf eigene Rechnung bestellte Mahlzeit hat, kann als Korrektiv eine Kürzung der Kürzung max. bis zur Höhe der Kürzung vorgenommen werden.

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer anstelle einer nicht eingenommenen, von ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeit eine weitere gleichartige Mahlzeit zur Verfügung stellen bzw. dem Arbeitnehmer seine Auslagen erstatten.

Nachfolgende Beispiele aus dem BMF-Schreiben sollen diese vergleichsweise komplizierte Rechtslage erläutern:

Beispiel 1 aus dem BMF-Schreiben vom 05.11.15:

Arbeitnehmer A verschläft auf dem vom Arbeitgeber gebuchten Flug das Frühstück. Nach seiner Ankunft nimmt er ein Frühstück zum Preis von 16 Euro im Flughafenrestaurant ein. Er reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein und erhält die Kosten in voller Höhe erstattet.

Damit wird auch das zweite Frühstück vom Arbeitgeber gestellt.

Die Verpflegungspauschale ist wie folgt zu berechnen:

Abwandlung 1:

A reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein, der verlangt nun allerdings für das zweite Frühstück von A ein Entgelt in Höhe von 6 Euro. Der Arbeitgeber verrechnet die Kostenerstattung für das zweite Frühstück mit dem geforderten Entgelt und erstattet den übersteigenden Betrag von 10 Euro.

Abwandlung 2:

A reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein, der verlangt nun für das zweite Frühstück von A ein Entgelt in Höhe von 16 Euro. Der Arbeitgeber verrechnet die Kostenerstattung für das zweite Frühstück mit dem geforderten Entgelt in gleicher Höhe.

Beispiel 2 aus dem BMF-Schreiben vom 05.11.15:

Der Arbeitnehmer A nimmt an einer von seinem Arbeitgeber gebuchten eintägigen Fortbildungsveranstaltung von mehr als 8 Stunden Dauer teil. In der Tagungsgebühr ist ein Mittagessen zum Preis von 30 Euro enthalten. Der Arbeitnehmer A verzichtet auf die Einnahme dieses Essens und nimmt stattdessen in der Mittagspause in einem nahe gelegenen Restaurant eine Mahlzeit zum Preis von 25 Euro ein, die ihm von seinem Arbeitgeber gegen Einreichung der Rechnung vollständig erstattet wird.

Abwandlung:

Der Preis der im Restaurant eingenommenen Mahlzeit beträgt 35 Euro, die der Arbeitgeber in voller Höhe gegen Einreichung der Rechnung übernimmt.

Eine Kürzung der Verpflegungspauschale unterbleibt, da der Preis für die gestellten Mittagessen (30 Euro + 35 Euro) insgesamt 60 Euro übersteigt.

Die steuerfreie Verpflegungspauschale beträgt unverändert 12,00 Euro.

Bitte beachten Sie, dass aufgrund Überschreitens der 60 Euro-Grenze steuerpflichtiger Arbeitslohn in Höhe von 30 + 35 = 65 Euro vorliegt.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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