Erstattung von Umzugskosten durch den Arbeitgeber: Rückwirkende und künftige Neuregelung

Nachdem das Bundesfinanzministerium zuletzt mit Schreiben vom 01.10.2012 die Eckwerte für die steuerliche Anerkennung von Umzugskosten, für umzugsbedingte Unterrichtskosten und für sonstige Umzugsauslagen neu geregelt hat, gibt es ein neues BMF-Schreiben vom 06.10.2014. Mit diesem neuen BMF-Schreiben werden die bislang gültigen Eckwerte rückwirkend zum 01.03.2014 sowie mit Wirkung für die Zukunft zum 01.03.2015 nach oben angepasst.

Damit gelten für Umzüge, die nach dem 28.02.2014 beendet wurden, höhere Beträge als bisher. Das alte BMF-Schreiben vom 01.10.2012 ist für Umzüge, die nach diesem Zeitpunkt beendet werden, nicht mehr anzuwenden.

Die steuerlichen Rechtsgrundlagen für Umzugskosten finden sich in R 9.9 Absatz 2 LStR. Danach sind die Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer durch einen beruflich veranlassten Wohnungswechsel entstehen, grundsätzlich als Werbungskosten anzuerkennen. Obergrenze für den Werbungskostenansatz sind hierbei die im Bundesumzugskostengesetz (BUKG) bzw. in der Auslandsumzugskostenverordnung (AUV) genannten Höchstbeträge. Maklergebühren für die Anschaffung einer eigenen Wohnung (Wohneigentum) können nach der Regelung in den Lohnsteuerrichtlinien ausdrücklich nicht steuerlich anerkannt werden.

Erstattung bzw. Übernahme der Umzugskosten durch den Arbeitgeber

Soweit der Arbeitgeber sich bereit erklärt, seinen Arbeitnehmern die diesem in Zusammenhang mit dem Umzug entstandenen Kosten zu erstatten bzw. diese zu übernehmen, kann er diese Beträge unter Beachtung der gesetzlich zulässigen Höchstbeträge steuerfrei gewähren.

Anspruch des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber

Die Erstattung von Umzugskosten durch den Arbeitgeber kann erfolgen, wenn der Umzug vom Arbeitgeber veranlasst ist. Ob der Arbeitnehmer arbeitsrechtliche Ansprüche auf Erstattung durch den Arbeitgeber hat, ist im Einzelfall mit dem Arbeitgeber zu klären. Soweit der Arbeitgeber die beruflich veranlassten Umzugskosten nicht oder nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet, kann der Arbeitnehmer die entsprechenden Differenzbeträge im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Werden höhere Beträge als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge erstattet, handelt es sich hinsichtlich der übersteigenden Beträge um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die tatsächlichen Aufwendungen ersichtlich sein müssen. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

Eine Veranlassung des Umzugs durch den Arbeitgeber liegt z.B. vor, wenn der Arbeitnehmer wegen einer Betriebsverlegung an einen entfernten Ort versetzt wird, oder wenn der Arbeitgeber einen neuen Arbeitnehmer für sich gewinnen möchte und dieser seinen Familienwohnsitz an einem anderen Ort hat.

Beförderungsauslagen und Reisekosten

In voller Höhe steuerfrei erstattet werden dürfen die tatsächlichen Kosten für die Beförderung des Arbeitnehmers und seiner Familienangehörigen sowie des Umzugsgutes von der bisherigen zur neuen Wohnung gemäß Einzelbelegnachweis (z.B. wenn der Umzug durch ein Umzugsunternehmen durchgeführt wird, oder wenn der Umzug in Eigenregie durchgeführt wird, in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten für Mietwagen). Darüber hinaus dürfen Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge belaufen sich auf 12 Euro bzw. 24 Euro bzw. bei Auslandsumzügen gemäß Auslandsreisekostentabelle.

Über die tatsächlichen Beförderungsauslagen und Reisekosten hinausgehend kann der Arbeitgeber einen Pauschbetrag für sonstige Umzugsauslagen nach § 10 Absatz 1 BUKG bzw. umzugsbedingte Unterrichtskosten für ein Kind nach § 9 Absatz 2 BUKG steuerfrei erstatten.

Sonstige Umzugskosten

Für sonstige Umzugskosten kann der sog. Pauschbetrag für sonstige Umzugskosten in folgender Höhe geltend gemacht werden:

a) für Verheiratete bei Beendigung des Umzugs

• rückwirkend seit 1. März 2014 1.429 Euro (vorher 1.390 Euro)
• ab 1. März 2015 1.460 Euro

b) für Ledige bei Beendigung des Umzugs

• rückwirkend seit 1. März 2014 715 Euro (vorher 695 Euro)
• ab 1. März 2015 730 Euro

Der Pauschbetrag erhöht sich für jede in § 6 Abs. 3 Sätze 2 und 3 BUKG bezeichnete weitere Person mit Ausnahme des Ehegatten

• rückwirkend seit 1. März 2014 um 315 Euro (vorher 306 Euro)
• zum 1. März 2015 um 322 Euro

Anstelle des Pauschbetrags kann der Arbeitgeber auch die höheren tatsächlichen Kosten gemäß Einzelnachweis steuerfrei erstatten. Hier hat der Arbeitgeber jedoch zu prüfen, ob die entstandenen Aufwendungen beruflich veranlasst sind oder ob es sich um steuerlich nicht abzugsfähige Kosten der Lebensführung handelt.

In besonderen Fällen kann eine Erhöhung oder Minderung des Pauschbetrags in Betracht kommen, z.B. Häufigkeitszuschlag, wenn der Arbeitnehmer des Öfteren umziehen muss.

Soweit durch den Umzug zusätzliche Unterrichtskosten für ein Kind anfallen, z.B. Nachhilfeunterricht, können hierfür 50 % der tatsächlichen Kosten erstattet werden. Die Höchstbeträge pro Kind ergeben sich wie folgt:

• rückwirkend seit 1. März 2014 1.802 Euro (vorher 1.752 Euro)
• ab 1. März 2015 1.841 Euro

Darüber hinausgehende Kosten können mit 75 % angesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um einen Pauschbetrag handelt. das bedeutet, dass der Arbeitnehmer seine tatsächlichen Aufwendungen nachweisen muss. Eine pauschale Erstattung ist nicht zulässig.

Umzugskosten können vom Arbeitnehmer nicht im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden, soweit diese vom Arbeitgeber steuerfrei werden. Erstattet der Arbeitgeber weniger als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge, können die jeweiligen Differenzbeträge geltend gemacht werden.

Rückwirkung des BMF-Schreibens

Weil die im BMF-Schreiben vom 06.10.2014 genannten Beträge rückwirkend zum 01.03.2014 zur Anwendung kommen, kann der Arbeitgeber ggf. eine steuerfreie Nachzahlung leisten.

Beispiel:

Das Bauunternehmen Breitschmal hat seinem verheirateten Arbeitnehmer Philip Elbharmonie für einen Umzug im Juni 2014 eine Umzugskostenerstattung in Höhe der tatsächlichen Umzugsauslagen und darüber hinaus eine steuerfreie Pauschale für sonstige Umzugsauslagen in Höhe von 1.390 Euro gewährt. Weil diese Umzugskostenpauschale durch das BMF-Schreiben vom 06.10.2014 rückwirkend zum 01.03.2014 auf 1.429 Euro erhöht worden ist, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer den Differenzbetrag in Höhe von 39 Euro steuerfrei nachzahlen. Soweit der Arbeitgeber keine Nachzahlung vornimmt, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Mietentschädigung für eine alte Wohnung

Soweit neben der Miete für eine alte Wohnung Miete für eine neue Wohnung zu zahlen ist, kann während der Dauer der Doppelzahlung die alte Miete vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, maximal jedoch für die Dauer von sechs Monaten.

Mietentschädigung für eine neue Wohnung

Kann die neue Wohnung noch nicht genutzt werden, z.B. weil der Umzug noch nicht erfolgt ist, kann der Arbeitgeber die neue Miete steuerfrei erstatten, hier jedoch maximal für drei Monate.

Maklercourtage

Soweit für den Umzug des Arbeitnehmers die Dienste eines Maklers für die Vermittlung einer Mietwohnung in Anspruch genommen werden, kann die Courtage vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Zu beachten ist, dass die Erstattung von Maklerkosten für die Vermittlung von Wohneigentum weder ganz noch teilweise steuerfrei ist. Hierbei handelt es sich stets um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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