Die BAPSAG-Formel für einen guten E-Mail-Aufbau
08.02.2018 — Gertrud Zeller. Quelle: .
Ganz einfach: Jeder der Buchstaben steht für eine wichtige Info zum Aufbau einer professionellen E-Mail.
B steht für den Betreff. Dieser sollte aussagekräftig sein und die Kerninformation der E-Mail beinhalten.
A ist die Anrede. Ein „Lieber“ ist je nach Situation genauso angemessen wie ein „Hallo“. Eine kundenfreundliche und nette Anrede erfreut jeden Leser. Übrigens: eine Anrede geht auch an interne Kollegen.
P steht für einen positiven Einstiegssatz. „Vielen Dank für Ihre offenen Worte“ oder „Vielen Dank, dass Sie mir gleich geantwortet haben“.
Beim S sagen Sie, was Sie zu sagen haben. Also der komplette Inhalt, natürlich strukturiert und gut lesbar.
Das A steht für einen Appell am Ende Ihrer Zeilen. Was soll der Leser nun machen? Zum Beispiel: „Bitte antworten Sie mir bis Freitagnachmittag, damit ich dies und das noch für Sie erledigen kann. Vielen Dank dafür“.
Das G steht für den Gruß. Dieser darf durchaus zum Empfänger passen und muss nicht zu förmlich sein. Ein „Freundlich grüßt Sie“ oder „Mit den besten Grüßen für ein schönes Wochenende“ treffen Sie den richtigen Ton.
Apropos Ton: Bitte achten Sie auf wertschätzende und positive Formulierungen. Denken Sie daran: Sie schreiben nicht für sich selbst, sondern für den Leser.
Ich wünsche Ihnen positive Rückmeldungen auf Ihre E-Mails.
Sonnige Grüße in alle Richtungen
Ihre
Gertrud Zeller
Die Autorin:
20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.
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