DIN 5008

Die DIN 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest und gehört damit zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro und im Verwaltungsbereich. Diese Normen sind aus bewährten Erfahrungen der Praxis entstanden.

Mit den Empfehlungen der DIN 5008 lassen sich Schriftstücke leserfreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten. Die DIN 5008 gibt eine Anleitung, wie Sie Ihre Schreibarbeit rationalisieren und Geschäftskorrespondenz erleichtern können. Hier geht es nicht um Inhalte, sondern um die Form, z. B. Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Formeln, Zahlengliederungen, Tabellen sowie den Aufbau und die Gliederung von Texten.

Rückblick

Auf die Erstausgabe der DIN 5008 vom April 1949 folgten Aktualisierungen in den Jahren 1951, 1963, 1975, 1986, 1996, 2001 und 2005. Bis 1996 wurden bei der Festlegung der DIN 5008 ausnahmslos Schreibmaschinen berücksichtigt. Die aktuellste Version stammt vom April 2011.

Eine der wesentlichen Neuerungen der DIN 5008 zur Ausgabe aus dem Jahr 2005 ist die komplette Einarbeitung der DIN 676. Diese enthielt die Gestaltungsregeln für den Vordruck von Geschäftsbriefen.

Hauptbestandteile für das Layout waren:

• Briefkopf, Name und ggf. Logo des Absenders
• Anschrift des Absenders
• Anschrift des Empfängers
• Kommunikationsangaben (Informationsblock)
• Faltmarken am linken Blattrand
• Lochmarke
• Geschäftsangaben
• Gesellschaftsrechtliche Angaben

Aktuelle Praxis

Ein zeitgemäßes und einheitlichen Gestaltungsregeln folgendes Erscheinungsbild ist heute in jedem professionellen Büro einfach selbstverständlich geworden.

Viele Unternehmen entwickeln auf der Basis der Empfehlungen aus der DIN 5008 firmeninterne Richtlinien, die sie den individuellen Ansprüchen ihres Hauses anpassen. So sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut informiert über die Ansprüche ihres Arbeitgebers an einen professionellen Auftritt und gewährleisten ein einheitliches, repräsentatives und somit kundenorientiertes Erscheinungsbild.

Die wichtigsten Neuerungen der DIN 5008 auf einen Blick

Folgende Elemente eines Briefs werden durch die DIN 5008 geregelt:

• Einheitliches 25-mm-Raster
• Anschriftenfeld
• Diagramme und Abbildungen
• Kalenderdaten
• Hervorhebungen
• Unterführungszeichen
• Akademische Grade
• Werbliche Elemente
• Zwischenräume

Gestaltung von E-Mails nach der neuen DIN 5008

Die Regelungen zu E-Mails sind dann gültig, wenn sie als Geschäftsbrief verwendet werden. Firmenintern versendete E-Mails sind nicht an diese Regelungen gebunden.

Beim Übermitteln von E-Mails sind auf die technischen Gegebenheiten des Empfängers Rücksicht zu nehmen. Insbesondere beim Nachrichtenformat, bei der Codierung, bei der Verschlüsselung und bei den Dateiformaten der Anlagen.

Zeilenabstand

Ebenso wie Geschäftsbriefe, sind E-Mails einzeilig zu schreiben.

Betreff

Der Betreff ist die knappe, aussagekräftige Überschrift und Inhaltsangabe der E-Mail. Er soll dem Empfänger schnell einen Überblick geben, worum es in seinem Schreiben geht. Da der Betreff für die Bearbeitung und die Verwaltung von E-Mails eine zentrale Rolle spielt, ist diese Angabe zwingend erforderlich. Bei Sendungen in das Ausland sollte auf sprachliche Besonderheiten wie Umlaute und den Buchstaben "ß" verzichtet werden.

Anrede

Bei einer E-Mail als Geschäftsbrief ist die Anrede fester Bestandteil. Die Anrede beginnt in der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom folgenden Text getrennt.

Text

Der Text ist als Fließtext ohne Worttrennungen zu erfassen, weil der Umbruch durch die Software des Empfängers gesteuert und der jeweiligen Fenstergröße angepasst wird.

Abschluss

Der Abschluss wird einer E-Mail als elektronischer Baustein (Signatur) zugesteuert. Er enthält neben dem Gruß Kommunikations- und Firmenangaben, E-Mail-Adresse und die Internet-Adresse.

Quellen: Petra Bunse, Gertrud Zeller