Abwesenheitsnotiz Deutsch und Englisch – Vorlage und Muster

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In der modernen Geschäftskorrespondenz sind automatische Abwesenheitsnotizen bereits ein Muss – besonders dann, wenn keine Vertretung vorhanden ist, die sich in Ihrer Abwesenheit Ihrer E-Mails und Anrufe annimmt.

Auch wenn Sie sich bereits auf Ihren Urlaub freuen, sollten Sie vorher noch einiges bedenken: Aufgaben und Projekte sollten, wenn möglich, erledigt sein, ein Vertreter sollte bestimmt werden und alle weiteren organisatorischen Fragen sollten geklärt sein. In diesem Berg von Arbeit und Organisation geht die Abwesenheitsnotiz bzw. die Weiterleitung der E-Mails häufig verloren.

Wenn keine automatische Abwesenheitsnotiz verfasst und eingerichtet wurde, ist der Kunde oder Geschäftspartner schnell verärgert und fühlt sich schlecht betreut.

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?

Wie formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz am besten?
© undrey / Adobe Stock

Informationen

"Ich bin vom 01.08.XX bis zum 18.08.XX nicht im Büro."

Bei dieser Abwesenheitsnotiz ist klar: sie ist viel zu kurz und hilft dem Empfänger nicht weiter.

Zwar gibt sie zumindest den Zeitraum an, in dem der Absender nicht im Büro ist, lässt aber viele Fragen offen. An wen kann man sich stattdessen wenden? Wie erreiche ich diese Person? Wann ist der Absender tatsächlich wieder erreichbar und nicht nur abwesend?

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Vertretung

"Ich hab Urlaub und lese keine E-Mails in dieser Zeit."

Das ist schön für den Absender, aber auch mit dieser Abwesenheitsnotiz ist dem Empfänger nicht geholfen.

Besser: Alternativen Ansprechpartner und Kontaktdaten nennen und mitteilen, wann die E-Mails wieder gelesen werden.

Vor Urlaubsantritt sollten Sie deshalb sicherstellen, dass es eine Vertretung oder zumindest einen Ansprechpartner gibt und diese ausreichend informieren. Legen Sie die wichtigsten Daten, Kontakte und Unterlagen bereit oder speichern Sie diese schnell zugänglich ab.

So kann man Sie professionell vertreten und der Kunde fühlt sich auch während Ihrer Abwesenheit gut aufgehoben und betreut.

Bitten Sie Ihre Vertretung, bearbeitete Fälle und Kundenangelegenheiten ebenfalls zu dokumentieren, damit Sie nach Ihrer Rückkehr bestens im Bilde sind.

Details und persönliche Informationen

"Vom 01.08.XX bis zum 18:08.XX bin ich mit meiner Frau, der lieben Hilde, und unseren drei Kindern im Club-Urlaub auf Mallorca und genieße dort das hoffentlich schöne Wetter."

Was nicht in eine Abwesenheitsnachricht gehört: zu viele persönliche Informationen.

Es geht eigentlich niemanden an, ob Sie gerade im Urlaub, im Krankenhaus oder auf längerer Dienstreise sind und wirkt meistens unprofessionell.

Ihre Signatur

Jede Abwesenheitsnotiz sollte eine Signatur enthalten. Das wirkt nicht nur professionell, es erleichtert auch dem Empfänger die spätere Kontaktaufnahme.

Diese Signatur sollte zumindest Ihren vollen Namen, den Namen der Firma und eine neutrale Kontaktadresse wie info@xyz.de oder 01234-XX enthalten, an die sich der Empfänger im Notfall wenden kann, falls Sie keine Vertretung haben.

Denken Sie daran, wer die Nachricht liest

Grundsätzlich gilt: Je größer der Kreis der Leser, desto allgemeiner sollte die Nachricht formuliert werden.

"Liebe Leute,
wie Ihr wisst, bin ich vom 01.08.XX bis zum 18:08.XX im Urlaub.
Liebste Grüße & ich wünsch Euch was,
XX"

Für den internen, persönlicheren Kontaktkreis mag dies vielleicht funktionieren, nicht jedoch für Geschäftskunden und -partnern.

Deshalb überlegen Sie sich vor dem Schreiben Ihrer Abwesenheitsnotiz genau, wen Sie mit dieser Nachricht erreichen wollen und wie in Ihrem Geschäftsumfeld der Ton ist.

Abwesenheitsnotiz international

Falls Sie in einem internationalen Umfeld arbeiten oder weltweit korrespondieren, sollten Sie auf jeden Fall auf eine mehrsprachige Variante setzen.

Für internationale Abwesenheitsnachrichten in Englisch oder in der jeweiligen Landessprache gelten die gleichen Aufbauregeln wie für die deutschsprachigen.

Vorsicht ist hier allerdings bei der Datumsangabe geboten: In Europa und auch in vielen anderen Ländern heißt „01/11/2018“ der 1. November 2018. In den USA z. B. kommt aber Monat vor Tag, also würde man hier den 11. Januar herauslesen!

Abwesenheitsnotiz auf Deutsch und Englisch: Vorlagen

Und zu guter Letzt: Nicht vergessen, nach Ihrem Urlaub die Abwesenheitsnotiz wieder auszuschalten!