Werbungskostenersatz
15.11.2016 — Volker Hartmann. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Werbungskosten erstattet, handelt es sich grundsätzlich um Arbeitslohn, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist. Lediglich bei der Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten bzw. bei der Erstattung von Aufwendungen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung brauchen keine lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen gezogen zu werden. Diese Werbungskosten können also steuerfrei erstattet werden.
Weil es in der Praxis regelmäßig vorkommt, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Werbungskosten erstatten, kommt es entsprechend häufig zu Beanstandungen bei Lohnsteueraußenprüfungen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass es sich mangels unmittelbarer steuerlicher Auswirkung eher um ein akademisches als um ein steuerliches Problem handelt.
Definition Werbungskosten
Werbungskosten sind nach Maßgabe von § 9 Absatz 1 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen. Diese Aufwendungen kann ein Arbeitnehmer grundsätzlich im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten steuermindernd geltend machen. Systembedingt ergibt sich eine steuerliche Auswirkung hierbei regelmäßig nur in Höhe des persönlichen Steuersatzes des Arbeitnehmers.
Daher ist es für Arbeitnehmer grundsätzlich vorteilhaft, sich die berufsbezogenen Aufwendungen vom Arbeitgeber erstatten zu lassen.
Werbungskostenerstattung durch den Arbeitgeber
Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Werbungskosten erstattet, handelt es sich zunächst um steuerpflichtigen Arbeitslohn, der im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung der Lohnversteuerung zu unterwerfen ist. Im Ergebnis sind vom Arbeitnehmer zunächst Steuerabzugsbeträge zu entrichten.
Neutralisierung bei Einkommensteuererklärung
Wenn der Arbeitnehmer im Folgejahr seine Steuererklärung macht, kann er seine berufsbezogenen Aufwendungen als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen. Dadurch wird die Lohnversteuerung im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung quasi rückgängig gemacht. Unter dem Strich ergibt sich für den Arbeitnehmer grundsätzlich keine steuerliche Belastung. Dies gilt jedoch nur dann, wenn der Arbeitnehmer Werbungskosten hat, die den Arbeitnehmer-Pauschbetrag in Höhe von 1.000 Euro übersteigen.
Eine definitive steuerliche Mehrbelastung tritt in Ausnahmefällen immer dann ein, wenn der Arbeitnehmer keine oder nur geringe Werbungskosten hat.
Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers
Steuerlich vorteilhaft ist, wenn es sich bei den Aufwendungen um sog. Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers handelt. Wenn es sich um Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers handelt und private Interessen des Arbeitnehmers gänzlich ausscheiden bzw. von untergeordneter Bedeutung sind, handelt es sich um Aufwendungen, die dem Arbeitgeber zuzurechnen sind.
Wesentliche Voraussetzung für die Anerkennung von Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers ist, dass der Arbeitgeber „Besteller“ ist und ein unmittelbarer konkreter Leistungsaustausch zwischen dem Arbeitgeber und dem Lieferanten bzw. dem Dienstleister besteht.
Welche Schwierigkeiten bei der Abgrenzung zwischen Werbungskostenersatz als Arbeitslohn einerseits und Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers andererseits bestehen, erfahren Sie in der nächsten Ausgabe.
Der Autor:
Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.
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