Neue Auslandsreisekostentabelle ab 01.01.2015

Die Auslandsreisekostentabelle enthält in den Spalten 1 und 2 die für das jeweilige Reiseland geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, die Spalte 3 die Pauschbeträge für Übernachtungskosten.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (1. Spalte)

• Pauschbetrag für mehrtägige Auswärtstätigkeiten
  bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (2. Spalte)

• Pauschbetrag für mehrtägige Auswärtstätigkeiten
  für den An- und Abreisetag
• Pauschbetrag für eintägige Dienstreisen
  bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag

Auslandsdienstreisen

Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland gilt der jeweilige Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat.

Bei eintägigen Auslandsreisen und für Rückreisetage vom Ausland in das Inland ist der jeweilige Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Es wird also nicht auf das jeweilige Land abgezielt, in dem sich der Arbeitnehmer aufgehalten hat, sondern auf das Land, in dem der Arbeitnehmer tätig geworden ist.

Pauschbetrag für Luxemburg

Soweit ein Land in der Auslandsreisekostentabelle nicht genannt ist, ist der Pauschbetrag für Luxemburg anzusetzen; bei Übersee- und Außengebieten eines Landes, die in der Tabelle nicht ausgewiesen sind, ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag anzusetzen.

Flugreise über mehr als zwei Kalendertage

Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend. Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Bitte beachten Sie: Bei Verpflegungsmehraufwendungen sind stets und ausschließlich die Pauschbeträge anzuset-zen. Auch wenn die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers die hier genannten Pauschbeträge übersteigen, dürfen höchstens die in der Auslandsreisekostentabelle genannten Beträge steuerfrei erstattet werden. Werden höhere Beträge erstattet, handelt es sich stets um steuer- und ggf. beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Bei den Übernachtungskosten hingegen können wahlweise auch die tatsächlichen Kosten an-gesetzt werden. Dies gilt auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten die Pauschbeträge über-steigen.

Abweichungen von den gesetzlich zulässigen Höchstbeträgen

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern die auf einer Dienstreise entstandenen Verpfle-gungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten, soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge nicht überschritten werden. Erstattet der Arbeitgeber keine Reisekosten oder nur geringere Beträge, kann der Arbeitnehmer die Differenzbeträge im Rahmen seiner persönlichen Ein-kommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Erstattet der Arbeitgeber höhere Beträge, als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge, handelt es sich hinsichtlich der übersteigenden Anteile stets um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG

Soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten wer-den, kann eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteu-ersatz von 25 % zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. pauschaler Kirchensteuer durchgeführt werden. Wird von dieser Art der Pauschalversteuerung Gebrauch gemacht, han-delt es sich nicht um sozialversicherungspflichtiges Entgelt.

Werden die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um mehr als 100 % überschritten, ist eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG nicht möglich. Es handelt sich in vol-ler Höhe um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG

Alternativ kann eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG durchgeführt werden. Hierbei hat der Arbeitgeber auf Grund der persönlichen Besteuerungsgrundlagen der betroffenen Arbeitnehmer einen gesonderten Pauschsteuersatz zu ermitteln.

Bitte beachten Sie, dass für die Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG ein ent-sprechender (formloser) Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen ist.

Besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen z.B. weil die Mindestabwesen-heitsdauer von der Wohnung und der ersten Arbeitsstätte in Höhe von 8 Stunden nicht einge-halten wird, dürfen keine Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall nach der in der Fachliteratur nicht unumstrittenen Auffassung der Finanzverwal-tung keine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG durchgeführt werden darf.

Inlandsdienstreisen

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ergeben sich bei Inlandsdienstreisen ab 01.01.2015 wie folgt:

bei eintägigen Auswärtstätigkeiten

• Abwesenheit weniger als 24 Stunden, aber mehr als 8 Stunden - 12 Euro

bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

• An- und Abreisetag - 12 Euro
• Volle Reisetage (Abwesenheit mindestens 24 Stunden ) - 24 Euro

Zeitpunkt der Anwendung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen

Abzuzielen ist stets auf den tatsächlichen Zeitpunkt der Auswärtstätigkeit, nicht hingegen auf den Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung. Insoweit ist für Auswärtstätigkeiten, die im De-zember 2014 durchgeführt, aber erst nach dem 01.01.2015 abgerechnet werden, das für 2014 geltende Recht anzuwenden. Bei Auslandsdienstreisen kommt in diesen Fällen die Auslands-reisekostentabelle in der Fassung bis zum 31.12.2014 zur Anwendung.

BMF-Schreiben vom 24.10.14

Bitte beachten Sie auch das BMF-Schreiben vom 24.10.14 (Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014).

Beispiel 1:

• Der Arbeitnehmer A reist am Montag um 20.00 Uhr zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel.

Er erreicht Belgien um 2.00 Uhr. Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mitt-woch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin um 8.00 Uhr nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14.00 Uhr. Dort ist er bis Donnerstag um 13.00 Uhr tätig und reist anschlie-ßend zurück nach Berlin. Er erreicht seine Wohnung am Donnerstag um 22.30 Uhr.

Für Montag ist die inländische Verpflegungspauschale für den Anreisetag maßgebend, da A sich um 24.00 Uhr noch im Inland befindet.

Für Dienstag ist die Verpflegungspauschale für Belgien anzuwenden.

Für Mittwoch ist die Verpflegungspauschale für die Niederlande zu Grunde zulegen, da sich der Ort, den A vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, in den Niederlanden befindet (§ 9 Ab-satz 4a Satz 5 EStG). Für Donnerstag ist die Verpflegungs-pauschale der Niederlande für den Abreisetag maßgeblich, da A noch bis 13.00 Uhr in Amsterdam beruflich tätig war.

(Quelle: BMF-Schreiben vom 24.10.14, Beispiel 37)

Beispiel 2:

• Der Arbeitnehmer A reist für ein berufliches Projekt am Sonntag um 21.00 Uhr von Paris nach Mannheim.

  Am Sonntag um 24.00 Uhr befindet sich A noch in Frankreich. A ist in Mannheim von Mon-tag bis Freitag beruflich tätig und verlässt Mannheim am Freitag um 11.00 Uhr. Er erreicht Paris am Freitag um 21.00 Uhr.

  Für Sonntag (Anreisetag) ist die Verpflegungspauschale für Frankreich maßgebend. Für Montag bis Freitag ist die jeweils maßgebliche inländische Verpflegungspauschale anzu-wenden.

  (Quelle: BMF-Schreiben vom 24.10.14, Beispiel 38)

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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