16.04.2020 — Online-Redaktion Verlag Dashöfer. Quelle: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV).
Damit dies möglichst problemlos abläuft, bietet die Kampagne "kommmitmensch" der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen die wichtigsten Tipps für eine entspannte Telefonkonferenz.
Tipps aus der Praxis für die Praxis
Die "Telko", ob online oder per Telefon, ist momentan für viele ein beliebtes Mittel, um sich mit Externen oder im Team zu besprechen – so kann man Büroarbeit von zu Hause verrichten und bleibt trotzdem im Austausch. Damit das für alle gleichermaßen entspannt abläuft, gilt es, einige Regeln zu beachten.
Grundsätzlich sollten Zeit, Agenda und Einwahldaten allen Teilnehmenden rechtzeitig via E-Mail oder Kalendereintrag mitgeteilt werden. Teilnehmende der Telefonkonferenz sind pünktlich und wählen sich zwei bis drei Minuten vor dem vereinbarten Termin ein. Notizen sind eine wichtige Gedankenstütze – doch Tippgeräusche können stören. Das kann vermieden werden, indem das Mikrofon stumm geschaltet wird. Auch sollten alle beachten: In einer Telefonkonferenz ist kein Blickkontakt möglich. Personen, die direkt angesprochen werden, müssen also beim Namen genannt werden.
Ein ruhiges Umfeld macht die notwendige Konzentration deutlich leichter und andere Teilnehmende werden durch Hintergrundgeräusche nicht abgelenkt. Es ist also wichtig, sich in einen ruhigen Raum mit Schreibtisch zurückzuziehen – nach Möglichkeit auch ohne Haustiere im Raum – und bei Störgeräuschen das Mikrofon stumm zu schalten.
Eine besondere Herausforderung ist das Homeoffice für alle, die nun mit ihren Kindern zu Hause sind. Vor allem gilt es hier, nicht ungeduldig zu werden: Gerade für Kinder ist dies eine ganz neue Situation und für sie ist es noch schwieriger, sich darauf einzustellen, als für Erwachsene. Was Kinder ab einem bestimmten Alter aber durchaus verstehen: Trotz Anwesenheit ist keine dauerhafte Verfügbarkeit gegeben und für die Arbeit wird Ruhe benötigt. Dabei hilft, Zeiten zu vereinbaren, an denen Eltern für ihre Kinder "ansprechbar" sind.
In einem Präsenzmeeting können alle Teilnehmenden sehen, wer anwesend ist und wer gerade spricht. In der Telefonkonferenz sind die Moderatorin oder der Moderator das "Augenpaar" für alle Teilnehmenden. Aufgabe ist es, die fehlenden visuellen Informationen für die Runde hörbar zu machen.
Keine falsche Scheu: Teilnehmende können andere darauf hinweisen, wenn sie schlecht zu verstehen sind. Sind einzelne besonders laut und stechen hervor, benutzen sie womöglich ein Headset. Abhilfe schafft eine größere Entfernung des Mikrofons zum Mund. Bei kurzer Abwesenheit empfiehlt es sich, nicht auf "on Hold” schalten – dadurch kann die ganze Telefonkonferenz durch Warteschleifenmusik oder eine nervige Ansage gestört werden.
Wenn das Konferenzsystem die Möglichkeit bietet, parallel einen schriftlichen Nachrichtenaustausch oder Chat durchzuführen, können Wortmeldungen auch auf diesem Wege erfolgen. Unterbrechungen werden so minimiert.
Mehr Tipps für eine entspannte Telefonkonferenz finden Interessierte unter www.kommmitmensch.de.
Bild: contrastwerkstatt (Adobe Stock, Adobe Stock Standardlizenz)
Themen
Gerne können Sie Ihre Fragen per E-Mail oder Telefon direkt an die zuständige Produktmanagerin oder den zuständigen Produktmanager richten.
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Zur Teilnahme am Online-Seminar benötigen Sie Kopfhörer, Lautsprecher oder Ähnliches.
Da wir unsere Online-Seminaren so interaktiv wie möglich gestalten, empfehlen wir auch die Verwendung von Kamera und Mikrofon.
Für einen optimalen Ablauf empfehlen wir die Nutzung von Google Chrome oder Mozilla Firefox. Die detaillierten technischen Voraussetzungen finden Sie in der Anmeldebestätigung, die wir an die bei der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse senden.
Das Teilnahmezertifikat wird Ihnen am Tag nach der Veranstaltung per E-Mail zugesandt.
Die Veranstaltungsunterlage wird Ihnen in digitaler Form am Vortag oder am Tag nach dem Online-Seminar zugesandt.
Sie erhalten am Vortag der Veranstaltung den Zugangslink, über den Sie sich anmelden können. Bei Seminaren, die an einem Montag stattfinden, erhalten Sie den Link am Freitag zuvor.
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Der Standard-Tagesablauf eines eintägigen Seminars sieht wie folgt aus:
Für Teilnehmende stehen bei Veranstaltungen in einigen Tagungshotels begrenzte Zimmerkontingente zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie die Reservierungen selbstständig beim Hotel unter dem Stichwort „Verlag Dashöfer“ vornehmen.
Der Veranstaltungsort ist auf der Detailseite jedes Seminars angegeben. Weitere Details zum Veranstaltungshotel erhalten Sie mit Ihrer Seminarbestätigung, spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung.
Sobald die Durchführung des Seminars bestätigt wurde, spätestens 14 Tage vorher, erhalten Sie alle Details zur Veranstaltung sowie Ihre Rechnung.
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Sie haben jederzeit die Möglichkeit, kostenfrei einen Ersatzteilnehmenden für den gebuchten Termin zu benennen.
Schreiben Sie uns einfach eine Mail mit der Seminarnummer, dem Namen der angemeldeten Person sowie dem Namen und der E-Mail-Adresse der Person, die nun an der Veranstaltung teilnehmen wird, an: veranstaltungsmanagement@dashoefer.de
Wenn Sie ein Präsenz-Seminar trotz der Möglichkeit der Terminverschiebung und des Teilnehmerwechsels stornieren möchten, berechnen wir bis 31 Tage vor Seminarbeginn eine Stornierungsgebühr in Höhe von 40 € zzgl. MwSt. pro Seminartag. Ab 30 Tage vor Seminarbeginn wird die volle Teilnahmegebühr fällig.
Wenn Sie eine Stornierung wünschen, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit der Seminarnummer sowie dem Namen der angemeldeten Person an: veranstaltungsmanagement@dashoefer.de
Präsenz-Seminare können bis zu 15 Tage vor der Veranstaltung kostenlos umgebucht werden. Danach wird aufgrund der Kurzfristigkeit eine Umbuchungsgebühr in Höhe von 60 € zzgl. MwSt. fällig.
Wenn Sie eine Umbuchung wünschen, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit der Seminarnummer, dem Namen der angemeldeten Person sowie dem neuen Wunschtermin (einzusehen auf der jeweiligen Seminarseite auf unserer Homepage) an: veranstaltungsmanagement@dashoefer.de
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Wenn Sie ein Online-Seminar trotz der Möglichkeit der Terminverschiebung und des Teilnehmerwechsels stornieren möchten, stellen wir Ihnen eine Gebühr in Höhe von 15 % der Seminargebühr zzgl. MwSt. in Rechnung. Ab 13 Tage vor Seminarbeginn wird die volle Teilnahmegebühr fällig.
Wenn Sie eine Stornierung wünschen, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit der Seminarnummer sowie dem Namen der angemeldeten Person an: veranstaltungsmanagement@dashoefer.de
Online-Seminare können bis zu 15 Tage vor der Veranstaltung kostenlos umgebucht werden. Danach wird aufgrund der Kurzfristigkeit eine Umbuchungsgebühr in Höhe von 60 € zzgl. MwSt. fällig.
Wenn Sie eine Umbuchung wünschen, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit der Seminarnummer, dem Namen der angemeldeten Person sowie dem neuen Wunschtermin (einzusehen auf der jeweiligen Seminarseite auf unserer Homepage) an: veranstaltungsmanagement@dashoefer.de
Alle Informationen zu unseren Inhouse-Angeboten sowie die passenden Ansprechpartnerinnen und -partner finden Sie auf unserer Inhouse-Seite unter: https://www.dashoefer.de/inhouse-seminare.html
Das Zertifikat, das Sie nach der Veranstaltung per E-Mail erhalten, beinhaltet alle Kriterien (Inhalt, Dauer, Referent*in und Datum), um das Seminar bei den entsprechenden Kammern als Weiterbildung anrechnen zu lassen.
Darüber hinaus gelten unsere Seminare aus dem Bereich Immobilien und Grundbesitz als Qualifikationsnachweis für Mietverwalter, WEG-Verwalter und Immobilienverwalter sowie unsere Seminare aus dem Personalmanagementbereich als Fortbildungsnachweis nach § 15 FAO für Anwält*innen.
Wir akzeptieren ausschließlich Bildungschecks aus dem Bundesland Nordrhein-Westfalen.
Ab der dritten teilnehmenden Person aus einem Unternehmen erhalten die dritte und jede weitere Person einen Preisnachlass von 10 %. Dies gilt für Anmeldungen zu demselben Termin.
Die Seminarpreise verstehen sich netto zzgl. MwSt. und gelten pro Person. Demnach sind bei Online-Seminaren nur die angemeldeten Personen berechtigt, sich mit den Zugangsdaten für die jeweilige Online-Veranstaltung anzumelden.
Das Zahlungsziel unserer Rechnungen beträgt 14 Tage.
Eine Rechnungskorrektur können Sie schriftlich per E-Mail an rechnungsversand@dashoefer.de anfordern. Bitte teilen Sie uns in Ihrer Nachricht die Rechnungsnummer sowie die gewünschte Änderung mit.
Sie erhalten die Rechnung frühestens acht Wochen vor Seminarbeginn und nur dann, wenn wir die Durchführung aufgrund der erreichten Mindestteilnehmendenzahl gewährleisten können.
Die Seminargebühr wird mit Zugang der Anmeldebestätigung fällig und ist zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer zu zahlen. Die Fälligkeit der Rechnung ist unabhängig vom Leistungszeitpunkt.
Wenn Sie im Bestellvorgang bei „Diesem Teilnehmer eine eigene Bestellbestätigung zusenden?“ ein Häkchen gesetzt haben und die E-Mail-Adresse der teilnehmenden Person mit der im Feld „Rechnungsanschrift eingeben“ übereinstimmt, werden Ihnen zwei Bestätigungen zugesendet. Sie sind in diesem Fall nicht doppelt angemeldet.
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