Ein offener Brief an den Chef
12.07.2018 — Gertrud Zeller. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Lieber Chef,
ich bins, deine Büro-Managerin!
Erinnerst du dich an mich? Vor fünf Jahren hast du mich als deine Sekretärin eingestellt. Du sagtest damals, du freust dich über „ein wenig“ Unterstützung. Du sagtest, ein paar E-Mails beantworten, ab und zu die Besprechungsräume organisieren, die Teilnehmer und Teilnehmerinnen einladen und für das Catering sorgen. Du sagtest außerdem, ab und zu solle ich mal eine Reise buchen.
Das hat sich alles richtig toll angehört und ich dachte: Das schaffe ich alles mit links! Nun gut, das waren die Sachen, die du mir damals gesagt hattest. Nun habe ich fünf Jahre mehr Berufserfahrung und ich kann dir nur sagen, dass du ganz schön froh sein kannst über meine Unterstützung. Heute will ich dir auch endlich einmal sagen, was ich tatsächlich alles für dich mache:
Logisch mache ich morgens als Erste in der Abteilung die Kaffeemaschine an, lüfte die Räume und schaue, ob alles in Ordnung ist. Ich bereite dann gleich die Wiedervorlage-Mappe für unser morgendliches 10-Minuten-Meeting vor, das wir auf meinen Wunsch etabliert haben.
- ✔ Das Büro effektiv organisieren
- ✔ Sicher auftreten und kommunizieren
- ✔ Reibungslose Terminplanung
Ich beherrsche sämtliche PC-Programme – die gängigen wie auch unsere speziellen Firmenprogramme. Ich erledige sämtliche Telefonate, denn die Anrufe landen immer zuerst bei mir. Ich kenne alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich und kann sie an die richtigen Ansprechpartnerinnen und -partner weiterleiten. Natürlich sorge ich auch dafür, dass alle im Unternehmen wissen, wer als Gast erwartet wird, damit er oder sie entsprechend angesprochen wird. Deine komplette Korrespondenz, also alle E-Mails, deine Reisebuchungen und die Reiseabrechnungen gehören genauso zu meinen Aufgaben wie deine Terminkoordination. Und dass du diese immer wieder über den Haufen wirfst, weißt du ja selbst am besten. Ich mache deine Buchungen und noch viel öfter die Umbuchungen deiner Flüge.
Selbstverständlich spreche ich Englisch und Spanisch und übersetze für dich deine Vorträge – und ab und zu sogar die Dokumentationen. Von Analysen und Statistiken in einer Fremdsprache gar nicht zu reden … Neben all dem bin ich sehr zuverlässig, kommunikativ (gut für unsere Besucherinnen und Besucher), pünktlich, ein echtes Organisationstalent, ich bin belastbar, immer freundlich, souverän, verantwortungsbewusst, teamfähig und souverän, engagiert und motiviert und auch noch flexibel. Von 7:30 Uhr bis oft nach 17 Uhr bin ich für dich da. Nur am Wochenende – ja, da schalte ich mein Handy aus.
Lieber Chef, ich arbeite sehr gerne für dich und der Job macht mir Spaß. Mir fehlt wirklich nur eines: dein Lob! Ich bin deine wichtigste Mitarbeiterin und du siehst mich als selbstverständlich an. Doch das bin ich nicht. Ich will gerne weiterhin für dich arbeiten. Ich will wertgeschätzt und respektiert werden. Dann bleiben wir beide noch sehr lange ein Top-Team.
Deine Office-Managerin
Die Autorin:
20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.
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