"Do-it-yourself-Inkasso" nicht ohne Risiken und Nebenwirkungen

Lässt die Zahlung eines Kunden auf sich warten, bleibt einem Unternehmer nichts anderes übrig, als der Forderung ‚hinterher-zu-laufen‘. „Schon mit der Anfertigung der ersten Mahnung wird der Unternehmer zum ‚Sklaven‘ seines Schuldners, da dieser ihn durch sein eigenes Verhalten zum Handeln und zu realen Auslagen wie z. B. Porto, Telefonkosten, Kopien, Briefumschläge aber auch zur Aufwendung von Zeit und ggf. Personal zwingt.

Das hat in der Regel weder etwas mit dem Kerngeschäft des Unternehmens zu tun, noch wird es dem Unternehmer vergütet“, so der Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH, Bernd Drumann. Wie viel Zeit und Geld ein Unternehmen dann, wenn der Kunde auf eigene Mahnungen nicht mehr reagiert, allerdings für die eigenen Beitreibungsbemühungen investiert, hängt von vielen Überlegungen ab. Die Entscheidung ist für den Unternehmer nicht immer leicht. Er steht vor der Frage, ob er einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen beauftragt oder ob er sich die Beitreibung selbst zutraut und einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragt. „Ohne fundierte Ausbildung in einem rechtsberatenden Beruf rate ich von einem ‚Do-it-yourself-Inkasso‘ dringend ab“, so Drumann.

Abstand ermöglicht Sachlichkeit

Vielen Unternehmern fällt es schwer, überhaupt schon die erste Mahnung an einen Kunden rauszuschicken. Besonders wenn es sich dabei um einen langjährigen Geschäftspartner handelt, tut man sich schwer, möchte man doch durch die Einschaltung eines Rechtsdienstleisters (wie es der Anwalt oder das Inkassounternehmen sind) das Geschäftsverhältnis nicht belasten. „Die Angst, einen Kunden zu verlieren, macht handlungsunsicher“, so Drumann. „Ein Inkassobüro fungiert aber als sachlicher Vermittler zwischen Gläubiger und Schuldner. Es ist ebenfalls sein Bestreben, die Kundenbeziehung zu erhalten, allerdings gibt es keine emotionalen Bindungen. Die Mitarbeiter sind darin geschult, dem Schuldner gegenüber freundlich und kompetent aber auch konsequent zu argumentieren und zu handeln, und sie sind auch nicht anfällig für Ausreden oder ‚kleine emotionale Erpressungsversuche‘ seitens eines ‚alten Kumpels‘.“

Besteht ein Unterschied zwischen der Mahnung eines Inkassounternehmens und der eigenen?

„Diese Frage ist einfach zu beantworten“, ist Drumann überzeugt. „Es ist nach meiner Erfahrung selten, dass es nur einen Gläubiger gibt, der von dem Schuldner Geld möchte. Eine Mahnung soll also u. a. erst einmal bewirken, dass der Schuldner die Rechnung, die überfällig ist, aus dem „hohen Haufen“ nimmt und sie in den „kleinen Haufen“ legt. Der „kleine Haufen“ ist der mit den dringend zu bezahlenden Rechnungen. Geht das Schreiben eines Inkassounternehmens ein, geschieht zumeist genau das. Besagte Wirkung wird durch die (auch wiederholte) betriebliche Mahnung in der Regel nicht erzielt. Dabei spielt der Inhalt des Schreibens nach meiner Einschätzung, jedenfalls bei der ersten schriftlichen Aufforderung durch das Inkassounternehmen, eine untergeordnete Rolle.“

Fast ‚magische‘ Wirkung mit geringem Kostenrisiko

„Der beinahe ‚magischen‘ Wirkung, die von einem Inkassoschreiben ausgeht, ist auch die höhere außergerichtliche Erfolgsquote im Vergleich zur betrieblichen Mahnung zuzuschreiben“, so Drumann. „Wie sonst wäre zu erklären, dass gut 70 % der uns übertragenen Fälle vorgerichtlich erledigt werden können, allesamt Fälle, die zuvor das betriebliche Mahnverfahren durchlaufen haben.“ Inkassounternehmen übernehmen die Bearbeitung in der Regel auf Erfolgsbasis. „Wird z. B. die Forderung erfolgreich über uns eingezogen, erhält der Mandant seinen Rechnungsbetrag in der Regel zu 100%, da der Schuldner die Kosten und Auslagen zu tragen hat“, erläutert Drumann. „Für den Fall, dass wir nicht erfolgreich waren, berechnen wir unserem Mandanten eine geringe Nichterfolgspauschale und die realen Auslagen. Mehr nicht!“

Unerfahrenheit birgt ‚Risiken und Nebenwirkungen‘

„Für den Einzug von Forderungen auf dem Wege des gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsverfahrens benötigt man oft gute Kenntnisse z. B. über Rechtsformen der Unternehmung und deren Vertretungsverhältnisse“, erklärt Drumann weiter. „Nach unserer Erfahrung fehlen Gläubigern aber nicht selten eben diese speziellen Kenntnisse zu ihren Schuldnern. Sie müssen wissen, dass zum Beispiel neben einer GmbH & Co. KG auch die GmbH wie eine Gesamtschuldnerin voll haftet und dass bei einer OHG oder GbR auch alle Gesellschafter persönlich in Anspruch genommen werden können, nicht nur die Gesellschaft. Nur die Gesellschaft in Anspruch nehmen zu wollen, kann ein Fehler sein – , ein Fehler, der dazu führen kann, dass der Gläubiger am Ende leer ausgeht“, so Drumann. „Neben den Kenntnissen über Unternehmensformen und Vertretungsverhältnisse, benötigen Gläubiger darüber hinaus gute Kenntnisse auf den Gebieten der Verjährung und des Zahlungsverzuges. Die Geltendmachung einer bereits verjährten Forderung kann schnell erhebliche Kosten nach sich ziehen, selbst wenn ein berechtigter Anspruch besteht.“

Kein ‚Do-it-yourself-Inkasso‘ ohne fundierte Ausbildung

Die Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens ist Teil der Berufsausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten. Diese verantwortet in der Regel in einem Anwaltsbüro die Durchführung wesentlicher Teile des gerichtlichen Mahnverfahrens. „Selbst ausführliche Hinweise und Erklärungen zu einem Online-Formular können eine gute Ausbildung und fundierte Kenntnisse im gerichtlichen Mahnverfahren nicht ersetzen“, führt Drumann aus. „Solche unbedingt notwendigen Kenntnisse aber fehlen den meisten Anwendern, die online Mahnbescheide beantragen.“

‚Monierungen‘ der Mahngerichte überfordern juristische Laien

„Aufgrund fehlender oder mangelhafter Fachkenntnisse werden von Gläubigern dann falsche oder lückenhafte Angaben in den Online-Mahnbescheiden gemacht. Das hat Beanstandungen (Monierungen) der Amtsgerichte zur Folge, die wiederum den Antragsteller meist restlos überfordern. Eine fehlerhafte Angabe zu den Vertretungsverhältnissen ist da nur eine der möglichen Fehlerquellen. Oft sind auch die Haupt- oder Nebenforderungen nicht korrekt bezeichnet, oder der Antragsgegner ist verzogen und der Mahnbescheid kann nicht zugestellt werden. Dem Antragsteller fehlen dann in der Regel die Möglichkeiten einer schnellen und zuverlässigen Anschriftenermittlung. Dies alles kann letzten Endes zu einer verzögerten Zwangsvollstreckung der Forderung führen. Und so entpuppt sich dann der scheinbar einfache, günstige und direkte Weg über ein Online-Formular letztlich als folgenschwerer Umweg, der zum Totalausfall der Forderung führen kann.“

Fristenkontrolle und nahtlos übergehende Bearbeitungsschritte

Mit der Abgabe einer Forderung an ein Inkassobüro oder an einen Anwalt wird dem Gläubiger die Fristenkontrolle abgenommen – die Kontrolle sowohl der Fristen, die ihm selbst für nötige (gerichtliche) Schritte gesetzt sind, als auch der Fristen, die dem Schuldner gesetzt sind und deren Überschreitung ggf. unmittelbar die nächste Maßnahme auslöst. „Fristenkontrolle ist ein Teil unserer täglichen Arbeit, die allerdings dank hinterlegter ausgefeilter Workflows überwiegend der ‚Kollege‘ Computer erledigt. Für einen Laien aber erfordert die Fristenkontrolle zunehmend viel Disziplin und Zeitaufwand sowie rechtliche Kenntnisse“, so Drumann.

Unwissenheit taugt nicht als Argument

Inkassounternehmen und Rechtsanwälte verfügen über das nötige Know-how, das Forderungsmanagement in seinem ganzen Potential auszuschöpfen. „Unwissenheit schützt bekanntermaßen weder vor Strafe noch vor den Folgen, und so bringen häufig allein schon fehlerhafte oder gar fehlende Formulierungen einen Unternehmer um bares Geld und führen letztlich zu unerwünschten Risiken und Nebenwirkungen“, resümiert Drumann seine Erfahrungen.