Tax CMS im Mittelstand

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Risikovermeidung, Enthaftung, Prozessverbesserung sowie die fortschreitende Digitalisierung sollten eigentlich im Fokus eines jeden Geschäftsführers bzw. einer jeden gesetzlichen Vertreterin eines Unternehmens stehen. In diesem Fachartikel sollen neben den möglichen Gründen für die geringe Anzahl solcher Systeme im Mittelstand auch die Vorteile eines Tax CMS für den Mittelstand herausgestellt werden.

Nicht immer gleich ein Großprojekt!

Spricht man mittelständische Unternehmen auf dieses Thema an, hört man sofort Aussagen wie „zu kostenintensiv” , „keine Kapazitäten” oder „nur für große Firmen relevant”. Letzteres ist bei weitem nicht der Fall. Wenn man nicht gerade eine Zertifizierung nach IDW PS 980 anstrebt, dann ist die Ausgestaltung eines solchen Tax CMS sogar völlig frei. D. h. man kann sich z. B. bei der Ausarbeitung der sogenannten Risiko-Kontroll-Matrix auf die 10 größten Risiken und damit auf die Kernprozesse des Unternehmens beschränken – für diese betroffenen Prozesse gilt es dann eine pragmatische Lösung zu finden. Um nicht zu viele Baustellen gleichzeitig aufzumachen, sollte zunächst mit einer Steuerart begonnen werden.

Vorteile eines Tax Compliance Management Systems (TCMS)

Alle Unternehmen und damit auch der Mittelstand müssen eine Vielzahl steuerlicher Vorschriften beachten, deren Anwendung teilweise komplex und schwierig ist. Als besonders risikobehaftet erweisen sich dabei die Umsatzsteuer und die Lohnsteuer als typische Prozesssteuern.

Exkulpationsmöglichkeit

Der Grundgedanke eines Tax CMS besteht gerade darin, dem gesetzlichen Vertreter bzw. der Vertreterin eines Unternehmens (z. B. Geschäftsführende einer GmbH) ein Instrument an die Hand zu geben, mit dem diese sich gegen einen möglichen Vorsatzvorwurf der Finanzverwaltung wehren können. Diese Möglichkeit gab es bisher nicht. Insofern sollten alle gesetzlich Vertretende bereits ein Eigeninteresse an der Einrichtung eines Tax CMS haben. Darüber hinaus kann es das betroffene Unternehmen auch vor Reputationsschäden – durch ein möglicherweise eingeleitetes strafrechtliches Ermittlungsverfahren – schützen.

Prozessoptimierung

Neben der Exkulpationsmöglichkeit für den gesetzlich Vertretenden, bieten TCMS auch allen anderen Mitarbeitenden im Unternehmen große Vorteile. Allein die Tatsache, dass es von ganz oben in Auftrag gegeben wird, sichert einem schon die Aufmerksamkeit des gesamten Unternehmens für ein solches Projekt. Wenn man sich dann zwangsläufig mit den Prozessen auseinandersetzt, stellt man schnell fest, dass es bei den meisten durchaus Optimierungsbedarf gibt. Im Ergebnis können also Zeit und Arbeitskraft eingespart werden, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden können. In den meisten Unternehmen gibt es bereits Prozesse – oft sind diese nur noch nicht schriftlich dokumentiert. Eine solche Dokumentation, die dann im Rahmen eines Tax CMS durchgeführt wird, hat auch den Vorteil, dass die Qualität der Ergebnisse gesichert wird. Insbesondere neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können gleich da anfangen, wo die alten aufgehört haben. Es geht kein Wissen verloren, was auch im Interesse der Geschäftsleitung liegen sollte.

Ein gutes Beispiel hierfür ist der Rechnungseingangsprozess: Im Rahmen der Umstellung auf die E-Rechnung muss sich jedes Unternehmen diesen Prozess zwangsläufig anschauen. Und wenn man dann noch die E-Rechnung als Chance sieht, sein Unternehmen digitaler zu machen, dann kann man allein in diesem Prozess – vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung – ca. 20 Minuten Zeit einsparen, sofern der Prozess voll automatisiert durchläuft. Die manuelle Prüfung der Rechnungsmerkmale nach § 14 Abs. 4 UstG gehört dann der Vergangenheit an.

Generell lässt sich sagen, dass sich in einem papierlosen Büro durch digitale Dokumente & Co. deutlich effizientere Prozesse und Automatisierungen umsetzen lassen. Die Digitalisierung des Posteingangs ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente, eine Entlastung von Scan-Tätigkeiten der Post sowie diverse Automatisierungsmöglichkeiten.

Fazit

Ein unternehmensinternes Tax CMS kann – im Sinne einer Qualitätssicherung – auch im Mittelstand die richtige und fristgerechte Anmeldung sowie Abführung von Steuern und Abgaben sicherstellen. Darüber hinaus können sogar Haftungs- und Strafrisiken für das Unternehmen sowie seiner Organe vermieden werden. Letztlich bietet es die Möglichkeit, Prozesse in der Steuerabteilung/Finanzbuchhaltung, aber auch in anderen Unternehmensbereichen zu optimieren.